Toestemming vrijwilligers
Er zijn twee toekeninsgverklaringen een die tot maart 2020 gebruikt werd en een die vanaf 2020 wordt gebruikt
De secretaris stuurt de toestemingsverklaring naar de (nieuwe) vrijwilliger, archiveert deze na ondertekening en terugzending
Toestemmingsverklaring vrijwilligers Stichting De IJssellinie(1e versie gebruikt tot maart 2020)
De wet
Op 25 mei 2018 is de nieuwe wet op de privacy in werking getreden (AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming). Ook de stichting IJssellinie moet daaraan voldoen. Voor een deel is dat al ingevuld door de link naar het privacybeleid op de website.
Deze notitie gaat over de privacyverklaring (zie de bijlage) die de vrijwilligers specifiek ter ondertekening wordt voorgelegd:
- enerzijds moet de stichting aan haar vrijwilligers duidelijk maken waarvoor de in de administratie van de stichting aanwezige persoonsgegevens worden gebruikt,
- anderzijds moeten de vrijwilligers expliciet toestemming geven voor het gebruik van die persoonsgegevens door de stichting.
Welke gegevens heeft de stichting?
De stichting moet besluiten:
- welke persoonsgegevens zij bijhoudt
- met welk doel zij dit doet
- waar de persoonsgegevens vandaan komen
- met wie de persoonsgegevens worden gedeeld
Toestemming
Het bestuur moet expliciet toestemming vragen aan de vrijwilligers om bovengenoemde gegevens voor bovenstaand doel te gebruiken. Een geldige toestemming is:
- Vrijelijk gegeven. Niet onder druk.
- Ondubbelzinnig. Het moet duidelijk zijn dat er toestemming is verleend.
- Specifiek. Toestemming geldt binnen bepaald kader, voor specifiek doel.
- Geïnformeerd gegeven. Het bestuur moet haar vrijwilligers informeren over:
o De identiteit van de stichting als organisatie
o Het doel van de persoonsgegevens waarvoor toestemming wordt gevraagd
o Welke persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt
o Het recht dat de vrijwilligers hebben om de toestemming weer in te trekken
Datalek
Afgesproken wordt dat een datalek (bijvoorbeeld laptop gestolen met daarop persoonsgegevens) aan het bestuur wordt gemeld die de Autoriteit Persoonsgegevens daarvan in kennis stelt.
Pasfoto
Aparte aandacht wordt gevraagd voor het verstrekken van een pasfoto die alleen zal worden gebruikt om voor intern gebruik een smoelenboek te maken. De verstrekking is facultatief. Indien men om welke reden dan ook dat niet wil, staat het de vrijwilliger vrij om de pasfoto niet te verstrekken.
Overigens, voor het maken van foto’s die gebruikt zullen worden op de website of sociale media zal vrijwilligers en deelnemers van rondleidingen vooraf mondelinge toestemming worden gevraagd.
De stichting IJssellinie heeft de volgende gegevens van haar vrijwilligers:
Naam
Voornaam
M/V
Straat
Huisnummer
Postcode
Woonplaats
Geboortedatum
Telefoonnummer
Email-adres
Vrijwilliger sinds
Beroep
Pasfoto (facultatief)
Doel en gebruik persoonsgegevens
De stichting zal deze gegevens die haar zijn verstrekt door de vrijwilligers, uitsluitend gebruiken voor het realiseren van de doelstellingen van de stichting en voor het uitvoeren van haar taken. De stichting zal deze gegevens zonder voorafgaande toestemming van betrokkene met niemand anders delen.
Het bestuur van de stichting IJssellinie zal deze privacyverklaring aan alle vrijwilligers ter ondertekening voorleggen/toezenden.
Akkoordverklaring
Ondergetekende geeft toestemming aan de stichting IJssellinie om de bovenstaande persoonsgegevens binnen de stichting voor het genoemde doel te gebruiken. Deze toestemming kan te allen tijde schriftelijk weer worden ingetrokken.
Naam
Plaats Datum
Handtekening
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Toestemmingsverklaring vrijwilligers Stichting de IJssellinie (2e versie maart 2020)
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwe wettelijke regeling voor uw privacy bescherming, in werking getreden. Ook de Stichting de IJssellinie (de Stichting) moet voldoen aan de vereisten van de AVG. Voor een belangrijk deel is dat al het geval doordat de privacyverklaring van de Stichting op haar website is geplaatst. U wordt verondersteld hiervan kennis te hebben genomen.
Onderdeel van de nieuwe privacyregels is de benodigde expliciete toestemmingsverklaring. Deze wordt hierbij aan u - als vrijwilliger - ter ondertekening voorgelegd.
Welke persoonsgegevens heeft de Stichting?
In de administratie van de Stichting zijn uw gegevens opgenomen zoals vermeld in de bijlage.
Expliciete toestemming van de vrijwilligers voor het gebruik van persoonsgegevens
Het bestuur van de Stichting vraagt u hierbij om uw expliciete toestemming uw persoonsgegevens te gebruiken. Door ondertekening en/of terugzending van deze verklaring geeft u aan dat uw toestemming vrijelijk - niet onder druk - wordt gegeven en dat ze ondubbelzinnig is.
Toestemmingsverklaring vrijwilligers Stichting de Stichting (bijlage)
Naam :
Voornaam :
Straat
Huisnummer :
Postcode :
Woonplaats :
Geboortedatum :
Telefoonnummer :
Email-adres :
Vrijwilliger sinds :
(Voormalig) beroep :
Pasfoto (facultatief) in verband met het interne ‘smoelenboek’.
Doel en gebruik persoonsgegevens
Ik geef hierbij toestemming aan de Stichting de Stichting om gebruik te maken van mijn persoonsgegevens, uitsluitend voor het realiseren van de doelstellingen van de stichting en voor het uitvoeren van haar taken.
De persoonsgegevens mogen worden verwerkt voor onder meer vrijwilligersactiviteiten, rondleidingen, opleidingen, speciale evenementen, promotiedoeleinden, financiële en administratieve verantwoording, enz.
De stichting zal mijn persoonsgegevens zonder mijn voorafgaande toestemming niet met derden delen.
Ik heb kennis genomen van het privacy beleid zoals vermeld op de website van de stichting.
Datum :
Naam :
Plaats :
Handtekening :
